Die Herausforderung

Das Unternehmen verfügte über einen stetigen Strom eingehender Leads und eine starke Markenbekanntheit – ein Traum für die meisten Go-to-Market-Teams.
Doch unter der Oberfläche zeigte sich: Der Vertriebsprozess war fragmentiert und instabil.

Es gab keine klare CRM-Verantwortung, und jede:r Sales-Rep arbeitete mit eigenen Tools und Methoden.
Einige nutzten Tabellen, andere notierten Deals in E-Mails – ein Flickenteppich ohne gemeinsame Struktur.

Das führte zu:

  • Uneinheitlichen Deal-Stufen, wodurch kaum nachvollziehbar war, wo jede Opportunity tatsächlich stand
  • Unzuverlässigen Follow-ups, wodurch potenzielle Deals ins Stocken gerieten oder verloren gingen
  • Keiner zentralen Datenquelle, sodass Führungskräfte auf subjektive Updates und verzögerte Indikatoren angewiesen waren
  • Geringer Pipeline-Transparenz, was Forecasting und datenbasierte Entscheidungen erschwerte

Das Problem war also nicht die Performance – sondern der Prozess.
Ohne strukturierte Grundlage konnte das Team nicht im gleichen Tempo wachsen wie Produkt und Delivery.

Die Lösung

Finley Partners betrachtete das Problem als Systemaufgabe – nicht als technisches Projekt.
Ziel war eine ganzheitliche Neuausrichtung von Tools, Prozessen und Entscheidungslogik.

Das Projekt gliederte sich in drei zentrale Workstreams:

1. CRM-Audit & Rebuild

Wir starteten mit einem vollständigen Audit des bestehenden CRMs.
Das Ergebnis: veraltete Datensätze, uneinheitliche Tags und eine Pipeline, die den tatsächlichen Sales-Prozess nicht abbildete.

Wir haben:

  • Alle Kontakte und Deals bereinigt und vereinheitlicht
  • Individuelle Deal-Stufen entworfen, die den produktgetriebenen Vertriebsprozess widerspiegeln – basierend auf Kundenverhalten, nicht internen Annahmen
  • Die Pipeline-Architektur neu strukturiert, um Leads und Produkte klar zu segmentieren und Priorisierung zu erleichtern
  • Automatisierungen eingerichtet, um manuelle Dateneingaben zu minimieren und Konsistenz sicherzustellen

Das neue CRM bot dem Team eine klare, nachvollziehbare Struktur für jeden Deal –
und beseitigte Unklarheiten im Reporting.

2. Reporting & Visibility Layer

Als Nächstes ging es um den blinden Fleck der Führungsebene: fehlende Live-Daten.
Ohne aktuelle Informationen war Planung reaktiv, nicht strategisch.

Wir haben:

  • Live-Dashboards aufgebaut für Pipeline-Tempo, Deal-Wert je Stage, Win/Loss-Trends und Rep-Aktivitäten
  • Self-Service-Reporting für Teamleads eingeführt – keine Ad-hoc-Exports mehr
  • Alerts eingerichtet, um stagnierende Deals, lange Antwortzeiten oder verpasste SLAs frühzeitig zu erkennen

So hatte die Führungsebene erstmals in Echtzeit Einblick in Fortschritt, Engpässe und Prioritäten –
ohne manuell nachhaken zu müssen.

3. Workflow-Integration & Team Enablement

Zum Schluss stellten wir sicher, dass die Tools für das Team arbeiten – nicht umgekehrt.

Dazu gehörte:

  • Die Integration des CRMs mit Outreach-, Kalender- und Task-Management-Systemen
  • Die Dokumentation neuer Workflows und Onboarding-Sessions für alle Teammitglieder
  • Standardisierte Übergaben zwischen Sales- und Delivery-Teams, um Kundenverluste zu verhindern
  • Leichtgewichtige Templates für Follow-ups, Demos und Discovery-Notes – für Konsistenz ohne Bürokratie

Am Ende nutzte das Team nicht einfach ein neues System – es verstand, wie dieses System ihren Erfolg direkt unterstützt.

Das Ergebnis

Die Transformation war nicht nur operativ – sie war kulturell.
Das CRM wurde vom chaotischen Datenablageort zum operativen Nervensystem des Revenue-Teams.

  • Führungskräfte erhielten sofortige Pipeline-Transparenz – und verbesserten Forecast-Genauigkeit und Wochenplanung.
  • Reps arbeiteten nach klaren Prozessen – was Sales-Cycles verkürzte und weniger Deals verloren gehen ließ.
  • Follow-ups wurden automatisiert und nachvollziehbar – so blieb das Team präsent, ohne nachzufassen.
  • Cross-Functional-Handoffs funktionierten reibungslos – Sales, Success und Delivery waren erstmals vollständig abgestimmt.

Am wichtigsten:
Sales-Operations skalierten jetzt im Einklang mit Produkt und Delivery – nicht dagegen.

Was als gezielte Prozessoptimierung begann, entwickelte sich zu einem strategischen Wachstumshebel – und machte Vertrieb einfacher, transparenter und wirkungsvoller.

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